Hensikt og omfang

Dokumentere og etterspore bruk av legemidler klassifisert som narkotika, utleveringsgruppe A (A-preparat), i Sykehuset Innlandet (SI).

Hindre svinn og misbruk av legemidler klassifisert som narkotika.

Ansvar/målgruppe

Avdelingssykepleier har ansvar for at avdelingen har/fører regnskap over narkotiske legemidler (A-preparater), samt å behandle avvik knyttet til dette.

Målgruppen er ansatte med fullmakt til å håndtere legemidler, samt personell som utfører tilsvarende oppgaver på vegne av avdelingen.

Handling

Det skal føres regnskap på egne skjemaer for alle mottak og utleveringer av narkotika. Regnskapet skal til enhver tid være oppdatert ift. avdelingens beholdning. Ved alle mottak og utleveringer skal fysisk lager telles.

Alle føringer i regnskapet skal dobbelkontrolleres iht. prosedyre for egenkontroll og dobbeltkontroll. Eksempel på føring av skjema nederst i dette dokumentet.

Regnskap og skjema

• Opprett et skjema per preparat, styrke og administrasjonsform. Ulike preparatnavn skal ikke føres på samme skjema, til tross for samme virkestoff.
• Det skal også føres skjema for A-preparater bestilt til enkeltpasienter utenom basislageret, inkludert smerteblandinger som inneholder narkotika.

Mottak

• Mottak inkluderer all økning av lagerbeholdning, som kjøp fra apotek, lån fra annen avdeling eller retur av ikke utdelt dose som skal tilbake i lager.
• Før dato for mottaket i kolonnen Dato, hvor preparatet kommer fra (apotek, lån fra annen avdeling, retur fra tralle) under Pasientnavn, samt mengde mottatt i kolonnene Inn på lager.
• Tell ny beholdning og før opp i kolonnen Lagerbeholdning. Noter eventuelle uoverensstemmelser i siste kolonne.

Uttak

• Uttak til pasient. Før dato og pasientnavn. Mengde tatt ut av lager føres i kolonnen Ut fra lager – Til pasient. Eventuell delmengde som ikke gis til pasienten (for eksempel halve ampullen), skal angis som kassert i regnskapet. Restmengden som skal kasseres føres i kolonnen Restmengde fra uttak til pasient, som kasseres.
• Ved utlevering (lån) til annen avdeling på sykehuset, før navn på avdeling som låner i kolonnen Pasientnavn. Angi utlevert mengde i kolonnen Ut av lager - Til Pasient. Både ansatt fra avdelingen som låner og låner ut, skal signere.
• Ved retur til apotek, før Retur apotek i kolonne Pasientnavn, angi returnert mengde i kolonne Kassert mengde, før signatur og kontrollsignatur. Angi årsak; eksempelvis utgått holdbarhet. Retur registreres også i TønSys med mengde som skal leveres, før varen fysisk leveres til apoteket.
• Andre uttak, som knust ampulle, mistet tablett i golv eller lignende, føres i kolonne Pasientnavn og Kassert mengde

Avvik i regnskapet

• Ved avvik i regnskapet skal feilen forsøkes oppklart med det samme.
• Ved større eller mistenkelige avvik skal nærmeste leder kontaktes. Leder håndterer avviket videre i gjeldende avvikssystem.
• Ved feilføringer skal det kun strykes over med én strek, slik at feilen kan leses. Alle endringer skal kommenteres og dobbelkontrolleres.

Månedsoppgjør

• Regnskapet bør gjøres opp månedlig, i starten av hver ny måned
• Månedsoppgjørsskjema fylles ut basert på opplysninger fra daglig narkotikaskjema, samt fysisk telling
• Det innhentes en oversikt over innkjøpte A-preparater fra apoteket, hvor det kontrolleres at alle kjøp fra apoteket er regnskapsført. Etter avtale kan apoteket foreta denne kontrollen.
• Startbeholdning: før opp sluttbeholdningen fra forrige periode
• Mottatt mengde: før opp alt som gikk inn på lager (fra apotek, tilbake-føringer eller lån fra andre avdelinger)
• Forbrukt mengde: Summer og før opp alle uttak fra lager, som uttak til pasient eller lån til andre avdelinger
• Kassert mengde: Summer mengde som er kassert (returnert til apoteket, knuste ampuller og tabletter mistet i golvet). Kolonnen Restmengde fra uttak til pasient, som kasseres trenger ikke summeres, den skal ikke telles med i månedsoppgjøret.
• Teoretisk restbeholdning: regn ut ved å summere kolonnene Startbeholdning og Mottatt mengde i månedsoppgjørsskjema, og trekk fra Forbrukt mengde og Kassert mengde. Kolonnen Restmengde fra uttak til pasient, som kasseres skal ikke telles med.
• Opptalt mengde: Tell fysisk beholdning
• Differanse: Opptalt mengde minus Teoretisk restbeholdning
• Avvik skal følges opp etter prosedyre for avvikshåndtering
• Send inn utfylt månedsoppgjør og daglige narkotikaskjema til apoteket for kontroll, der det er avtale om dette

Arkivering

• Narkotikaskjemaer skal oppbevares i 5 år og skal på forlangende kunne fremlegges til Statens Helsetilsyn. Dette ivaretas av sykehusapoteket der det er avtale om kontroll av månedsoppgjør.

Eksempel på føring av daglig skjema

Referanser